शासकीय कार्यालयातून निर्गमित होणार्‍या अनेक पत्रांवर कार्यालयाचापत्ता, फोन नंबर इत्‍यादी माहिती नसते तसेच संबंधीत अधिकारी/कर्मचार्‍याचे नाव व पदनाम नमूद न करता फक्‍त स्वाक्षरी असते. काही शाखा प्रमुख फक्‍त “(कार्यालय प्रमुखा) करिता” म्हणून स्वाक्षरी करतात. त्‍यामुळे स्वाक्षरी करणार्‍या अधिकार्‍याची ओळख पटत नाही. भविष्‍यामध्‍ये अशा पत्रांबाबत काही समस्‍या उद्‍भवल्‍यास पत्रावर स्वाक्षरी करणार्‍या अधिकार्‍याचा शोध घेणे कठीण होते. सर्वसामान्य नागरिकांना शासकीय कार्यालयांशी संपर्क साधण्यासाठी आवश्यक असलेली माहिती शासकीय पत्रांमध्ये नमूद नसल्याने त्यांना शासकीय कार्यालयांशी संपर्क करणे कठीण होते. सबब शासन परिपत्रक क्रमांक सामान्य प्रशासन विभाग- संकीर्ण -२०१५/ प्र. क्र. ४७/१८ (र. व का.) दिनांक २४.०६.२०१५ अन्‍वये, शासन पत्रव्यवहारात शासकीय विभागाच्‍या/कार्यालयाच्‍या नावानंतर, कार्यालयाचा संपूर्ण पत्ता, मजला क्रमांक, दालन क्रमांक नमूद असावा तसेच कार्यालयीन दूरध्वनी क्रमांक, फॅक्स क्रमांक तसेच ई-मेल आय.डी. देखील नमूद असावा अशा सूचना निर्गमित केल्‍या आहेत. कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्‍तिका, नियम ५३(८) अन्‍वये शासकीय पत्रे निर्गमित करतांना पत्रावर स्वाक्षरी करणार्‍या अधिकार्‍याने त्‍याच्‍या स्‍वाक्षरीखाली कंसामध्‍ये स्वत:चे नाव आणि पदनाम नमूद करण्‍याची तरतुद आहे. शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण-२०१८/ प्र.क्र. ५१६/ नवि-२०, दिनांक २४ मे, २०१८ अन्‍वये, राज्यातील सर्व शासकीय कार्यालये, प्राधिकरण, स्थानिक स्वराज्य संस्था यांनी शासनाच्‍यावतीने सर्व सामान्य जनतेशी पत्रव्यवहार करताना सर्व पत्रव्यवहार/प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावती इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्त ऐवजावर अधिकारी/कर्मचारी यांना त्यांच्या स्वाक्षरी खाली स्वत:चे नाव, पदनाम, कार्यालय व दिनांक स्पष्ट अक्षरात लिहीणे बंधनकारक केले आहे. जेणेकरुन कार्यालयाकडून अदा करण्यात येणाऱ्या सार्वजनिक दस्तऐवज/ कागदपत्रांवर कोणत्या अधिकारी किंवा कर्मचारी याने स्वाक्षरी केली आहे व केव्‍हा केली आहे हे कळू शकेल. केंद्र शासनाच्या कायर्लयीन कार्यपद्धती नियमपुस्‍तिका नियम ३२ (१०) अन्‍वये कार्यालयीन टिप्पणी सादर करताना अधिकारी/कर्मचाऱ्याचे नाव, पदनाम व दिनांक नमूद करणे आवश्यक आहे. त्‍या अनुषंगाने शासन परिपत्रक क्रमांक संकीर्ण -२०१५/ प्र. क्र. १२९/१८ (र. व का.) दिनांक १७.१०.२०१५ अन्‍वये कोणत्याही प्रकरणी कार्यालयीन टिप्पणी वरिष्‍ठांना मान्यतेस्तव / आदेशार्थ सादर करताना, कर्मचारी/अधिकार्‍यांच्या स्तरानुसार क्रमाने चिन्हांकित करावी. असे चिन्हांकन करतांना टिप्पणी सादर करण्यार्‍या प्रत्येक कर्मचारी/ अधिकार्‍याने टिप्पणीखाली स्वाक्षरी करताना त्‍याचे नाव, पदनाम आणि दिनांक नमूद करण्‍याच्‍या सूचना दिल्‍या आहेत. शासनाच्‍यावतीने करण्यात येणार्‍या सर्व पत्रव्यवहार/प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावती इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्त ऐवजावर स्वाक्षरी करणार्‍या प्रत्येक अधिकारी/कर्मचारी यांनी त्यांच्या सही खाली स्वत:चे नाव, पदनाम, कार्यालय स्पष्ट अक्षरात नमूद करावे. कोणत्याही परिस्‍थितीत वरिष्‍ठ अधिकार्‍याचे पदनाम नमूद करून “करिता” असा उल्‍लेख करून, स्वाक्षरी करण्यात येऊ नये. थोडक्‍यात, प्रत्येक शासकीय पत्रव्यवहार/प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावती इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्त ऐवजावर, तो निर्गमित करणार्‍या कार्यालयाचा संपूर्ण पत्ता, मजला क्रमांक, दालन क्रमांक व दिनांक नमूद असावा तसेच कार्यालयीन दूरध्वनी क्रमांक, फॅक्स क्रमांक तसेच ई-मेल आय.डी. देखील नमूद असावा. तसेच शासनाच्‍यावतीने करण्यात येणार्‍या सर्व पत्रव्यवहार/प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावती इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्त ऐवजावर स्वाक्षरी करणार्‍या प्रत्येक अधिकारी/कर्मचारी यांनी त्यांच्या सही खाली स्वत:चे नाव, पदनाम, कार्यालय स्पष्ट अक्षरात नमूद करावे. कोणत्याही परिस्‍थितीत वरिष्‍ठ अधिकार्‍याचे पदनाम नमूद करून “करिता” असा उल्‍लेख करून, स्वाक्षरी करण्यात येऊ नये.
