®अधिवेशन पब्लिकेशन, उल्हासनगर : नागरिकांची व प्रशासकीय कामे पारदर्शक व जलदगतीने व्हावीत, या उद्देशाने सामान्य प्रशासन विभागाने ‘शासकीय पत्रलेखनाबाबत कार्यालयीन कामकाज नियमपुस्तिकेतील तरतुदींचे पालन करण्याबाबत’ लोकहितार्थ शासन निर्णय दि. 30 मे 2018 रोजी प्रसिद्ध केला आहे.
या निर्णयानुसार सर्व मंत्रालयीन प्रशासकीय विभाग तसेच त्यांच्या नियंत्रणाखालील सर्व विभाग/कार्यालयांना सूचित करण्यात आले आहे की, शासनाच्या वतीने करण्यात येणाऱ्या सर्व पत्रव्यवहार/प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावती व इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्तऐवजांवर अधिकारी व कर्मचारी यांनी स्वाक्षरी करताना, त्या स्वाक्षरीखाली स्वतःचे स्पष्ट अक्षरात नाव, पदनाम व कार्यालय नमूद करणे आवश्यक आहे.
तसेच, कोणत्याही परिस्थितीत वरिष्ठ अधिकाऱ्याचे पदनाम नमूद करून “करिता” असा उल्लेख करून शासकीय आदेश/पत्रे निर्गमित करता येऊ नयेत, याची काटेकोर दक्षता घ्यावी, असा या निर्णयामागील उद्देश आहे. त्यामुळे शासकीय कामकाजात अधिक पारदर्शकता येईल तसेच माहिती अधिकाराच्या अपील सुनावणीदरम्यान संबंधित विभागाबाबत माहिती देताना अडचण येणार नाही.
शासकीय कार्यालयातून निर्गमित होणाऱ्या अनेक पत्रांवर कार्यालयाचा पत्ता, दूरध्वनी क्रमांक इत्यादी माहिती नसते. तसेच संबंधित अधिकारी/कर्मचाऱ्याचे नाव व पदनाम नमूद न करता फक्त स्वाक्षरी केलेली असते. काही शाखा प्रमुख “(कार्यालय प्रमुखाकरिता)” असा उल्लेख करून स्वाक्षरी करतात. त्यामुळे स्वाक्षरी करणाऱ्या अधिकाऱ्याची ओळख पटत नाही. भविष्यात अशा पत्रांबाबत काही समस्या उद्भवल्यास, संबंधित अधिकाऱ्याचा शोध घेणे कठीण होते.
तसेच, सर्वसामान्य नागरिकांना शासकीय कार्यालयांशी संपर्क साधण्यासाठी आवश्यक माहिती पत्रांमध्ये नमूद नसल्याने त्यांना अडचणी निर्माण होतात. या अनुषंगाने शासन परिपत्रक क्र. सामान्य प्रशासन विभाग-संकीर्ण-2015/प्र.क्र. 47/18 (र. व का.) दि. 24.06.2015 नुसार, शासकीय पत्रव्यवहारात विभाग/कार्यालयाच्या नावानंतर पूर्ण पत्ता, मजला क्रमांक, दालन क्रमांक नमूद करणे तसेच दूरध्वनी क्रमांक, फॅक्स क्रमांक व ई-मेल आयडी नमूद करणे आवश्यक आहे.
कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्तिका, नियम 53(8) नुसार, शासकीय पत्रे निर्गमित करताना स्वाक्षरी करणाऱ्या अधिकाऱ्याने स्वाक्षरीखाली कंसात स्वतःचे नाव व पदनाम नमूद करणे बंधनकारक आहे.
तसेच शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण-2018/प्र.क्र. 516/नवि-20, दि. 24 मे 2018 नुसार, राज्यातील सर्व शासकीय कार्यालये, प्राधिकरणे व स्थानिक स्वराज्य संस्था यांनी नागरिकांशी पत्रव्यवहार करताना प्रत्येक कागदपत्र/आदेश/पावतीवर स्वाक्षरीखाली अधिकारी/कर्मचारी यांचे नाव, पदनाम, कार्यालय व दिनांक स्पष्टपणे नमूद करणे बंधनकारक केले आहे.
केंद्र शासनाच्या कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्तिका, नियम 32(10) नुसार, कार्यालयीन टिप्पणी सादर करताना संबंधित अधिकारी/कर्मचाऱ्याचे नाव, पदनाम व दिनांक नमूद करणे आवश्यक आहे. तसेच शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण-2015/प्र.क्र. 129/18 (र. व का.) दि. 17.10.2015 नुसार, कोणत्याही प्रकरणी टिप्पणी वरिष्ठांकडे सादर करताना स्तरानुसार क्रमाने चिन्हांकित करावी व प्रत्येकाने स्वाक्षरीखाली नाव, पदनाम व दिनांक नमूद करणे आवश्यक आहे.
थोडक्यात, शासनाच्या वतीने करण्यात येणाऱ्या सर्व पत्रव्यवहार/कागदपत्र/आदेश/पावती व इतर दस्तऐवजांवर:
• कार्यालयाचा संपूर्ण पत्ता, मजला व दालन क्रमांक नमूद असावा.
• दूरध्वनी क्रमांक, फॅक्स क्रमांक व ई-मेल आयडी नमूद असावा.
• स्वाक्षरी करणाऱ्या प्रत्येक अधिकारी/कर्मचाऱ्याने स्वाक्षरीखाली नाव, पदनाम, कार्यालय व दिनांक स्पष्टपणे लिहावा.
• “करिता” असा उल्लेख करून वरिष्ठांच्या नावाने स्वाक्षरी करणे टाळावे.
